AVG Stichting Zino

DE AVG en Stichting Zino
Vanaf 25 mei 2018 geldt de nieuwe wet op de privacybescherming. Als onderdeel van deze wet moeten wij u informeren over welke gegevens van u Stichting Zino, herplaatsing & bemiddeling van hondenbeschikt, wie hier toegang toe hebben en hoe e.e.a. beveiligd is. En tenslotte moeten wij u in staat stellen om uw gegevens te laten verwijderen. Ook moeten wij u informeren aan wie en wanneer wij uw gegevens ter beschikking stellen buiten Stichting Zino.

Over welke gegevens beschikken wij?
Van alle ‘baas zoekt hond’ aanmeldingen, hebben wij de NAW-gegevens, het mailadres, het vaste en/of mobiele telefoonnummer en het bankrekeningnummer. Verder hebben wij gegevens, die u hebt ingevuld op het aanmeldformulier, die nodig zijn voor het matchen van een te herplaatsen hond aan een nieuwe eigenaar. Dit zijn, van de mogelijke nieuwe baas de leefomstandigheden die de hond te wachten staan, en gegevens van de potentiële baas zoals zijn ervaring met honden en zijn wensen t.a.v. een te herplaatsen hond.

Van alle ‘hond zoekt baas’ aanmeldingen hebben wij de NAW-gegevens, het e-mailadres, het vaste en/of mobiele telefoonnummer en het bankrekeningnummer. Verder hebben wij gegevens, die u hebt ingevuld op het aanmeldformulier die nodig zijn voor het matchen van de te herplaatsen hond aan een nieuwe eigenaar. Dit zijn gegevens over de hond, waaronder het chipnummer, zijn karakter en de leefomstandigheden bij zijn huidige baas.

Al deze gegevens zijn afkomstig van de aanmeldingsformulieren die de huidige baasjes en de potentiële baasjes invullen en aan Stichting Zino ter beschikking stellen, of die zij later tijdens overleg en contacten aanvullend bekendmaken.

Wie hebben er toegang tot deze gegevens?
Alle medewerkers hebben toegang tot de NAW-gegevens, e-mailadressen en telefoonnummers, als ook tot de gegevens die nodig zijn voor het maken van een match voor een herplaatsing. De administrateur en het bestuur hebben daarnaast toegang tot de bankrekeningnummers.

Hoe zijn de gegevens opgeslagen en hoe zijn ze beveiligd?
Alle gegevens staan in de computers van de medewerkers. Alle computers zijn voorzien van een goede virusscanner en beveiligd met een wachtwoord.

Aan wie stellen wij deze gegevens beschikbaar?
Bij een mogelijke match voor herplaatsing worden de aanmeldingsformulieren van de huidige en de potentiële nieuwe baas geanonimiseerd uitgewisseld (dus zonder NAW-gegevens, het e-mailadres en de telefoonnummers). Dit gebeurt na toestemming van beide partijen.

Alleen als beide partijen aangeven dat zij met elkaar willen kennismaken, worden na hun toestemming ook de NAW-gegevens, het e-mailadres en de telefoonnummers uitgewisseld. Niemand anders krijgt deze gegevens. Alleen de bank, het bestuur en de administrateur van de stichting beschikken over de bankrekeningnummers en de daaraan gekoppelde namen. Stichting Zino stelt geen persoonsgegevens beschikbaar aan derden. (Met uitzondering voor de opsporingsautoriteiten.) In voorkomende gevallen dat dit gewenst zou zijn, wordt eerst toestemming gevraagd.

Verwijderen van gegevens
Als u zich bij ons hebt aangemeld omdat u een herplaatser zoekt en daarvoor een aanmeldformulier hebt ingediend, hebt u het recht op inzage en zonder opgave van een reden, een deel of het gehele aanmeldformulier met uw gegevens te laten verwijderen. Alle door u aan ons afgestane gegevens worden in een bestand bewaard.

Als u zich bij ons hebt aangemeld omdat u een hond wilt herplaatsen en daarvoor een aanmeldformulier hebt ingediend, hebt u het recht van inzage en zonder opgave van een reden, een deel of het gehele aanmeldformulier met uw gegevens te laten verwijderen. Wij bewaren aanmeldformulieren voor een herplaatser totdat u aangeeft dat uw gegevens moeten worden verwijderd.

Welke gegevens blijven wij bewaren?
De gegevens van een herplaatste hond, de huidige en de nieuwe baas, blijven wij in ons bestand bewaren. Zo ook bewaart Stichting Zino een exemplaar van de overdrachtsovereenkomst die gemaakt is voor de herplaatsing van de hond. Dit om de hond te kunnen volgen en waar nodig bijstand te verlenen als de oude of nieuwe eigenaar daar om vraagt. De gegevens worden 15 jaar bewaard, tenzij de eigenaar van de hond aantoont dat de hond is overleden. In dat geval worden de gegevens per direct vernietigd.

Gegevens van u die voor dit doeleinde niet van belang zijn zullen wij op verzoek verwijderen. Bent u ‘Vriend van Stichting Zino’ (donateur) dan bewaren wij de bank en NAW-gegevens over de donatie.

Wij hopen u hierbij voldoende te hebben geïnformeerd over de AVG en Stichting Zino, herplaatsing & bemiddeling van honden.

Met vriendelijke groet,

Alie Pepping en Jolande de Groot.